Fahrtenbuch führen – darauf musst du achten
So optimierst du mit einem korrekt geführten Fahrtenbuch deine Steuerlast und behältst den Überblick über deine betrieblichen Fahrtkosten
- Was ist ein Fahrtenbuch?
- Welchen Zweck hat ein Fahrtenbuch?
- Fahrtenbuch oder 1 %-Methode?
- Was muss im Fahrtenbuch stehen?
- Wer muss ein Fahrtenbuch führen?
- Analog oder digital?
- Aufbewahrungspflicht von Fahrtenbüchern
- 5 Softwares, mit denen du dein Fahrtenbuch führst
- Fazit: Fahrtenbuch führen leicht gemacht
Wer beruflich mit dem Auto unterwegs ist, kennt die Herausforderung: Dienstliche und private Fahrten müssen für das Finanzamt sauber getrennt werden. Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch bietet dir als Unternehmer*in oder Arbeitnehmer*in die Möglichkeit, Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen und gleichzeitig den Überblick über deine Mobilität zu behalten. Doch welche Angaben müssen enthalten sein? Welche Methode rechnet sich für dich? Und wie behältst du bei all den Eintragungen den Durchblick? Dieser Artikel liefert die Antworten und praktische Hilfestellungen für die optimale Führung deines Fahrtenbuchs.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Fahrtenbuch dient der präzisen Trennung von privaten und geschäftlichen Fahrten und ist steuerrechtlich anerkannt.
- Es gibt zwei Methoden zur Versteuerung des Dienstwagens: Fahrtenbuchmethode oder 1%-Methode, je nach Nutzungshäufigkeit und Fahrzeugwert.
- Das Fahrtenbuch muss präzise Daten enthalten, wie Datum, Kilometerstände, Fahrtzweck und genaue Start- und Zieladressen.
- Die digitale Lösung spart Zeit und minimiert Fehler, indem sie automatisch Daten wie Fahrtbeginn und -ende erfasst und kategorisiert.
- Für steuerlich relevante Fahrtenbuchaufzeichnungen gilt eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht.
Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist ein systematisches Dokumentationsinstrument, mit dem du alle mit deinem Fahrzeug zurückgelegten Strecken detailliert erfasst. Es dient als steuerrechtlich anerkannter Nachweis für das Finanzamt, die berufliche und private Nutzung deines Fahrzeugs klar voneinander abzugrenzen. Jede Fahrt wird dabei mit Informationen wie Datum, Ausgangs- und Zielpunkt oder gefahrenen Kilometern festgehalten. Für Unternehmer*innen und Arbeitnehmer*innen mit Dienstwagen bildet das Fahrtenbuch die Grundlage zur korrekten steuerlichen Abrechnung der Fahrzeugkosten und schafft Transparenz bei der Berechnung des geldwerten Vorteils.
Welchen Zweck hat ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch erfüllt für dich als Fahrzeugnutzer*in mehrere wesentliche Funktionen. Steuerlich betrachtet dient es als unverzichtbares Dokumentationsinstrument, mit dem du die Nutzung deines Fahrzeugs exakt nachweisen kannst. Du schaffst damit eine verlässliche Grundlage für die korrekte steuerliche Absetzbarkeit der Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Besonders bei geringer privater Nutzung, hohem Fahrzeugwert oder kurzen Arbeitswegen ermöglicht dir die Fahrtenbuchmethode oft deutliche Steuerersparnisse gegenüber der pauschalen 1 %-Regelung, da der geldwerte Vorteil auf Basis des tatsächlichen Nutzungsanteils berechnet wird.
Wirtschaftlich gesehen verhilft dir das Fahrtenbuch zu transparenter Kostenkontrolle und -optimierung. Digitale Lösungen reduzieren dabei deinen administrativen Aufwand erheblich und minimieren Fehlerquellen. In Unternehmen liefert ein systematisches Fahrtenbuch zusätzlich wertvolle Daten für ein effizientes Flottenmanagement.
Lesetipp: Hier findest du die fünf besten Fahrtenbuch-Apps 2025.
Fahrtenbuch oder 1 %-Methode?
Bei der Versteuerung deines Dienstwagens stehen dir als Nutzer*in zwei grundlegende Optionen zur Verfügung: Die 1%-Methode berechnet den geldwerten Vorteil pauschal als monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises plus 0,03 % pro Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die Fahrtenbuchmethode hingegen ermittelt den privaten Nutzungsanteil anhand des tatsächlichen Verhältnisses von privater zu geschäftlicher Fahrleistung und wendet diesen Prozentsatz auf die Gesamtkosten des Fahrzeugs an. Beide Verfahren haben spezifische Vor- und Nachteile, die je nach deiner individuellen Situation ausschlaggebend sein können.
Die Fahrtenbuchmethode lohnt sich, wenn …
dein privater Nutzungsanteil unter 20 % der Gesamtkilometer liegt.
der Bruttolistenpreis deines Fahrzeugs besonders hoch ist.
du überdurchschnittlich hohe Fahrzeugkosten durch intensive Nutzung hast.
deine Fahrten überwiegend geschäftlich motiviert sind.
du einen kurzen Arbeitsweg hast.
dir eine präzise Kostenaufstellung wichtig ist.
Die 1-%-Methode lohnt sich, wenn …
dein Privatnutzungsanteil über 30 % der Gesamtkilometer liegt.
dein Fahrzeugpreis im niedrigen oder mittleren Preissegment angesiedelt ist.
du Wert auf minimalen administrativen Aufwand legst.
du häufig private Langstreckenfahrten unternimmst.
dein Arbeitsweg besonders lang ist.
du keine Lust auf detaillierte Dokumentation jeder Fahrt hast.
du kalkulierbare monatliche Beträge bevorzugst.
du das Risiko einer Nichtanerkennung durch formale Mängel vermeiden willst.
Was muss im Fahrtenbuch stehen?
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss verschiedene Informationen enthalten, um später vom Finanzamt anerkannt zu werden. Dazu gehören:
Basisdaten des Fahrzeugs zu Beginn des Nutzungszeitraums (Marke, Modell, Kennzeichen, Fahrgestellnummer)
Datum jeder einzelnen Fahrt
Präzise Kilometerstände bei Fahrtbeginn und -ende
Exakte Start- und Zieladressen mit vollständigen Angaben bei Geschäftsfahrten
Konkreter Fahrtzweck – bei beruflichen Fahrten inklusive Geschäftspartner*innen oder Kund*innen
Kategorisierung des Fahrtzwecks als „Privat“, „Geschäftlich“ oder „Arbeitsweg“
Kilometerstand am Jahresende als Abschluss der Dokumentationsperiode
Wer muss ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch ist nicht für jede*n Fahrzeughalter*in ein Muss. Tatsächlich ergeben sich zwei klar unterscheidbare Szenarien: Bei steuerlichen Angelegenheiten hast du die Wahl zwischen Fahrtenbuch und 1 %-Regelung, während eine behördliche Anordnung keinen Spielraum lässt.
Für steuerliche Zwecke steht dir als Dienstwagen-Nutzer*in oder bei geschäftlicher Nutzung deines Privatfahrzeugs die Entscheidung frei. Hier punktet das Fahrtenbuch besonders, wenn dein Fahrzeug überwiegend geschäftlich zum Einsatz kommt, der Bruttolistenpreis hoch ausfällt oder dein Arbeitsweg kurz ist. Selbstständige und Freiberufler*innen wählen diese Option häufig, um Fahrzeugkosten präzise abzusetzen und die Transparenz gegenüber dem Finanzamt zu maximieren.
Anders verhält es sich bei einer behördlichen Fahrtenbuchauflage nach § 31a StVZO: Nach Verkehrsverstößen kann die Behörde dich als Fahrzeughalter*in verpflichten, für einen festgelegten Zeitraum – typischerweise sechs Monate – ein Fahrtenbuch zu führen. Hierbei dokumentierst du zwingend sämtliche Fahrten mit Fahreridentifikation, um künftige Verantwortlichkeiten eindeutig klären zu können.
Analog oder digital?
Grundsätzlich hast du zwei Möglichkeiten, um ein Fahrtenbuch zu führen. Beim analogen Fahrtenbuch dokumentierst du deine Fahrten ganz klassisch mit Stift und Papier. Das wirkt zwar auf den ersten Blick günstig, ist allerdings auch fehleranfällig und sorgt später für einen höheren Verwaltungsaufwand (Stichwort: Aufbewahrungspflicht).
Digitale Fahrtenbücher funktionieren über einen OBD-Stecker (On Board Diagnosis), der an der Diagnoseschnittstelle deines Fahrzeugs, häufig unterm Lenkrad, angeschlossen wird. Das System erfasst automatisch Fahrtbeginn, -ende, Kilometerstand und Route über GPS. Du kategorisierst die Fahrten meist nachträglich per App oder Web-Interface als geschäftlich oder privat. Bei beruflichen Fahrten ergänzt du lediglich Kundendaten oder Projektnummern. Die Software erstellt manipulationssichere, GoBD-konforme Dokumentationen und berechnet automatisch den privaten Nutzungsanteil für die Steuererklärung. Moderne Systeme bieten zudem intelligente Funktionen wie die Erkennung wiederkehrender Routen oder die automatische Kategorisierung anhand von Adressdaten und Arbeitszeiten. Die Zeitersparnis und Rechtssicherheit rechtfertigen die höheren Anschaffungskosten, besonders bei intensiver Fahrzeugnutzung.
Aufbewahrungspflicht von Fahrtenbüchern
Fahrtenbuchführende treffen auf unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die entscheidend vom Zweck deiner Dokumentation abhängen:
Bei steuerlich relevanten Fahrtenbüchern verpflichtet dich § 147 der Abgabenordnung zu einer zehnjährigen Aufbewahrung. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem du dein Fahrtenbuch abschließt. Ein 2023 geführtes Fahrtenbuch musst du demnach bis Ende 2033 revisionssicher archivieren. Diese Regelung betrifft dich als Selbstständiger, Freiberufler*in oder Arbeitnehmer*in mit Dienstwagen gleichermaßen.
Anders verhält es sich bei behördlich angeordneten Fahrtenbüchern nach § 31a StVZO: Nach Ablauf der auferlegten Führungsperiode gilt lediglich eine sechsmonatige Nachaufbewahrungsfrist. In diesem Zeitraum musst du das Dokument bei Bedarf den zuständigen Stellen vorlegen können, darüber hinaus entfällt die Pflicht zur weiteren Aufbewahrung.
Die Missachtung dieser Pflichten kann gravierende Folgen nach sich ziehen – von der Aberkennung steuerlicher Vorteile über Nachzahlungen mit Strafzinsen bis hin zu Bußgeldern.
5 Softwares, mit denen du dein Fahrtenbuch führst
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Fazit: Fahrtenbuch führen leicht gemacht
Ein korrekt geführtes Fahrtenbuch eröffnet dir als Dienstwagen-Nutzer*in erhebliche steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten. Mit präziser Dokumentation optimierst du deine Abgabenlast und sicherst dir finanzielle Vorteile – insbesondere bei hochwertigen Fahrzeugen mit überwiegend geschäftlicher Nutzung.
Entscheidend bleibt: Nur ein lückenloses Fahrtenbuch besteht dem kritischen Blick des Finanzamts. Die konsequente Einhaltung aller Dokumentationspflichten und die zehnjährige Aufbewahrung sichern dir langfristig die steuerlichen Vorteile.
Nils ist SEO-Texter bei OMR Reviews und darüber hinaus ein echter Content-Suchti. Egal, ob Grafik, Foto, Video oder Audio – wenn es um digitale Medien geht, ist Nils immer ganz vorne mit dabei. Vor seinem Wechsel zu OMR war er fast 5 Jahre lang als Content-Manager und -Creator in einem Immobilienunternehmen tätig und hat zudem eine klassische Ausbildung als Werbetexter.